En Önemli Proje Kapatma Faaliyetleri Nelerdir?

Küçük bir işletme kurarak zaten bir ömür boyu sürecek maceraya başladınız. Artık farklı ama yine de heyecan verici bir maceraya atılmaya hazırsınız: işinizi canlandıracak, operasyonları iyileştirecek ve belki de kârınızı artıracak özel bir proje. En azından, projeniz doğru bir sonuca varırsa, sizi bekleyen getiriler bunlar.

İnanması ne kadar zor olsa da, bazı özel projeler, küçük işletme sahiplerini, proje daha erken "rüya aşamasında" iken hayal ettikleri faydalardan mahrum bırakarak geçerliliğini yitiriyor veya raydan çıkıyor. Proje yönetimi uzmanları tarafından önerilen en önemli proje kapatma faaliyetlerine hazırlanarak bu olasılığı önleyebilirsiniz .

Proje Kapanışının Önemini Anlayın

Projeniz şu anda hangi aşamada olursa olsun , proje kapanış faaliyetlerinin önemi hakkında bilgi sahibi olmak için asla çok erken değildir . Bir yolculuktasınız ve şimdi temel ilk adımlara odaklanmış olsanız da, yine de hedefinize bir göz atmalısınız. Başka türlü düşünmek için projenize zaten çok fazla zaman, çaba ve para - ve muhtemelen büyük bir umut - yatırdınız.

Akıllı proje sonuçlandırma adımlarının izlenmesi, aşağıdakilerin sağlanmasına yardımcı olacaktır:

  • Projenizle ilgili tüm işler bitti; tamamlandı. Projeye dahil olan herkes , projenin tatmin edici bir sonuca ulaştığını kabul eder. Projeyi günlük iş operasyonlarınıza entegre etmek için gereken önemli süreçler ve prosedürler mevcuttur.

"Proje Kayması" na dikkat edin

Hala Doubting Thomas şapkanız varsa kimse sizi suçlayamaz. Dümende bir proje yöneticisi ile, nasıl merak ediyor olabilirsiniz o bir proje tehlikeye olabilir. Ne de olsa projenize zaman, para ve diğer kaynakları da yatırdı. Sektördeki itibarı da dahil olmak üzere, çizgiye çok şey koydu.

Gerçek şu ki, en yetenekli ellerde başlayıp ilerleyen projeler bile "proje sapması" denebilecek şeyin kurbanı olabilir. Bilgisayar projeleri özellikle iki tür sürüklenmeden birine düşmeleriyle ünlüdür.

Dil Projelerinden Öğrenin

İlk tür sürüklenme, bir proje zayıfladığında ortaya çıkar, çünkü bazen:

  • Bir proje ekibi bir işletmeye o kadar entegre olur ki, varlıkları alışılmış hale gelir. Projenin tonu, dakiklik veya aciliyetten "her zamanki gibi işler" e doğru değişir.
  • Proje parametreleri sıklıkla tekrar tekrar değişir. * Son tarihler sıkı bir şekilde uygulanmaz ve bunlara uyulmamasının sonuçları da değildir.

"Yetimler" den öğrenin

İkinci tür sapma, proje ekibi proje teslimatlarının sorumluluğunu yeni bir ekibe devredemediğinde veya vermediğinde ortaya çıkar. Proje ekibi yetenekli insanlardan oluşabilir, ancak istemeden endüstri uzmanlarının "yetim" olarak adlandırdığı bir proje yaratırlar .

Ve burada ayrım önemlidir: Proje ekibi, projeyi uygulamak için değil, tasarlamak için tutuldu . Bir restoran şefi gibi, yaratıcılarını sıradaki bir sonraki kişiye teslim etme zamanı doğal olarak gelmelidir. Proje ekibi masada oturmamalıdır.

Bir proje gerçekten bittiğinde, yeni bir aşamaya girmelidir. Uygulama ve bakım sorumluluğu, belki de küçük işletmenizdeki bazı kişiler de dahil olmak üzere farklı bir grup insana verilmelidir. İşletme sahibi olarak, dokuz proje kapatma aktivitesiyle proaktif bir duruş sergilemek sizin sorumluluğunuzdadır . Adımlarınız biraz farklı bir sırada gelebilir, ancak bunlar planın bir parçası olmalıdır.

Proje Kapanışında Israr Edin Adım 1

Proje kapatma sürecindeki bazı adımlar sizi fiilen doğal, beklenen olaylar olarak görebilir. Muhtemelen projelerini izleyen veya başka bir şekilde bitiş çizgisine ulaşamayan küçük işletme sahiplerinin de düşündüğü şey buydu. Gazetecinin "güven ama doğrula" ilkesini benimseyerek hiçbir şeyi hafife almamak akıllıca.

İşin tüm kapsamının tamamlandığından emin olarak başlayın. Bir projenin sonunda, bileşenlerini o kadar iyi biliyor olabilirsiniz ki, bunları hafızanızdan okuyabilirsiniz. Ancak orijinal proje önerisini ortaya çıkarmak için fazladan bir adım atın. Proje ekibine atanmış maddeler halinde görevlere sahip olmalı ve bu görevleri bir kontrol listesi olarak değerlendirmelisiniz.

Proje Kapanışında Israrcı Adım 2

Projenin ilk etapta üstlenildiği hedefi karşıladığını doğrulayın. Burada başka bir uyarıcı öyküyü "yer imlerine ekleyin", çünkü küçük işletme sahiplerinin sonuna yaklaşan bir projenin bir sorunu çözmeyeceğini veya bir iyileştirme yapmayacağını fark ettiklerinde "ah-ah" anı kaydetmeleri alışılmadık bir durum değildir. .

Projenin henüz kapanmadığını ve değişiklik yapmak için asla çok geç olmadığını unutmayın. Kontratınız onlara yine de izin vermelidir. Bir projeyi uzatmak, gerçekleşmemiş sonuçlarla kısa kesmek yerine daha iyidir. Değişiklikler genellikle maliyete neden olur, ancak yeniden başlamanın muhtemelen size daha fazla paraya mal olacağını bilerek, proje yatırımınız hakkında uzun vadeli düşünmeye çalışın.

Proje Kapanışında Israrcı Adım 3

Projenin tedarikçilerine, satıcılarına veya ortaklarına son ödemeleri yapın. Bu sinir bozucu ayrıntı, bir proje ekibi saha dışına ve başka bir projeye geçtikten sonra genellikle asılı kalan bir ayrıntıdır. O zamana kadar, bu üçüncü tarafların, belki de ürün bilgileri, garantiler ve haciz feragatnameleri de dahil olmak üzere, sözleşme yükümlülüklerini yerine getirip getirmediklerini kontrol etmek daha karmaşık hale gelecektir.

Proje Kapanışında Israr Edin Adım 4

Projenin genel performansını hesaplayın ve kaydedin. Bu önlemlerin en üstünde, genellikle maliyet performansı veya projenin bütçenin altında mı, bütçenin üstünde mi yoksa beklentilere göre mi geldiği görülür. Diğer önlemler genellikle projenin son teslim tarihlerine ve kalite güvence standartlarına nasıl uyduğunu içerir.

Proje Kapanışında Israr Edin Adım 5

Proje ile ilgili tüm belgeleri toplayıp indeksleyip arşivleyin. Şimdiye kadar, projeye dahil olan tüm paydaşların önemli belgelere kolayca erişebilmesi için özel bir “yerleştirme istasyonu” oluşturmuş olmanız gerekir. Eğer yapmadıysanız, şimdi bunu yapmanın ve bilgisayar çökmelerine karşı korunmaları için onları yedeklemenin tam zamanı.

Bu, projenizin kapsamına ve karmaşıklığına bağlı olarak sıkıcı ve özenli bir proje sonuçlandırma adımı olabilir. Ancak, onu “proje kitaplığınız” olarak düşünmeye çalışın - siz ve çalışanlarınızın yolda sorular veya sorunlarla karşılaştıklarında başvurabileceğiniz değerli bir kaynak.

Proje Kapanışında Israrcı Adım 6

Proje ekibinden "öğrenilen dersler" özetini alın - ve sonra arşivlediğinizden emin olun. Bazı proje ekipleri, bu proje kapanış alıştırmasını en iyi ihtimalle idari bir yük ve en kötü ihtimalle müşteriyi eğlendirme girişimi olarak görür. Aslında, ikisi de değildir ve takım iki basit soruyu yanıtlarsa size gerçek bir değer katabilir:

  • Gelecekte tekrarlanacak kadar iyi neyi yaptık ? * Neyi daha iyi yapabilirdik - ve nasıl?

Şimdi göremezsiniz, ancak "yakalayarak öğrenilen dersler" şunları yapabilir:

  • Gelecekteki projelerde öğrenme eğrinizin eğimini azaltın .
  • Çoğaltmak için bir dizi en iyi uygulama ve kaçınılması gereken kötü uygulamalar sağlayın . *Bir projenin alt satır maliyetini artıran yanlış adımlardan kaçınmanıza yardımcı olun .

Öğrenilen bir ders deposuna atıfta bulunmak, web sitelerini elden geçirmek üzere olan birçok küçük işletme sahibine bir nimet olarak hizmet etti. Unuttukları çok önemli ayrıntıların hafızasını tazeleyebilir. Ayrıca, bir web sitesi ve güvenleri oldukça yüksek olduğundan, ikinci kez proje üzerinde daha fazla kontrol sahibi olmalarını sağlayabilir.

Proje Kapanışında Israrcı Adım 7

Çalışanlarınızın proje tarafından ortaya çıkan herhangi bir değişiklikle nasıl çalışacaklarını anlamaları için gerekli eğitimleri planlayın . Görevlerini yerine getirirken proje ekibine güvenmek zorunda kalmamak için, kullanabilecekleri tüm araçlara, belgelere ve kaynaklara sahip olmalıdırlar.

"Çürüyen bir yetimin" çığlıklarını duyuyorsanız, savunmanızı yükseltmekte haklısınız. Çok sayıda iyi niyetli proje ekibi yöneticisi, eğitim oturumlarını "daha sonra" planlayacağına söz veriyor. Ancak tahmin edebileceğiniz gibi, "daha sonra" genellikle ertelenir (daha sonra için) veya hiçbir zaman gerçekleşmez.

Yöneticiniz, herhangi bir son dakika ayarlamasının başka bir seans gerektirebileceğini düşünerek eğitim oturumlarını planlamak için mümkün olan son ana kadar beklemeye çalışıyor olabilir. Bu başınıza gelirse, onunla yarı yolda buluşun ve mümkün olan en kısa sürede bir eğitim seansı planlayın ve herhangi bir takip seansını "daha sonra" için bırakın.

Proje Kapanışında Israrcı Adım 8

Projeyi imzalayın ve proje teslimatlarını kabul edin. Bu bir formalite, ancak önemli bir formalite: projenin tatmin edici bir şekilde ve / veya proje teklifinin şartlarına göre tamamlandığını onayladığınızı belirten bir belge üzerindeki imzanız. Bu “geçiş töreni” projeyi resmi olarak proje ekibinin mülkiyetinden sizin mülkiyetinize aktarır.

Çoğu projede olduğu gibi, projeniz teslim edilebilir öğeler içeriyorsa, şimdi bunları almanız gereken zamandır. Balonları bırakma zamanı neredeyse geldi.

Proje Kapanışında Israrcı Adım 9

Proje ekibini dağıtın - başka bir proje sonuçlandırma formalitesi, ancak proje ekibi işinizde yarı kalıcı bir ikamet bile edindiyse özellikle önemli olanı. Ekip üyeleri, aylarca yoğun ve odaklanmış bir şekilde birlikte çalıştıktan sonra, personelinizin iyi niyetli üyeleri gibi hissedebilirler.

Ancak bu bağı, çalışanlarınızın da şahit olacağı şekilde koparmak iyi bir fikirdir. Bunu yapmanın iyi bir yolu mu? Bir kutlama partisinde projeyle ilgili herkesi kadeh kaldırıyor. Başarılı projeler, gerçekleştiren insanlar gibi kutlanmayı hak ediyor.

Projenizi Kapatma Koruması Yapın

Temel ama önemli bir noktayı hatırlamaya yardımcı olabilir: proje kapatma faaliyetleri bir proje sırasında gerçekleşir . Bir projeden ayrı değiller, yani yaşam süresinin herhangi bir noktasında bir projeyi baltalayan sorunlardan muaf değiller. Aslında, bazı küçük işletme sahipleri, bir proje ekibi özensizleşecekse veya kolektif gözünü "gözden kaçıracak "sa, bunun projenin sonuna doğru, bir projenin yoğunluğu başladığında muhtemelen gerçekleşeceği konusunda sizi uyarabilir. azalmaya ve belki de ona olan ilgi azalmaya başlar.

Diğer küçük işletme sahipleri, bazı proje ekiplerinin bir işletmeyi fiziksel olarak kontrol etmeden önce, en azından zihinsel olarak "kontrol ettiğini" söylerler. Bu bazen proje ekibinin odak noktasının bir sonraki projeye yönelmesi nedeniyle olur. Ekip üyeleri, dikiz aynalarından değil ileriye bakıyorlar. Bu nedenlerden ötürü, aşağıdaki durumlarda tetikte olmanız ve konuşmanız akıllıca olacaktır:

  • Kilit proje ekibi üyeleri, proje kapanış aşamasındançok önce projeyi terk etmeye başlar. Teslimatlar içeri girmeye başlar ancak kalitesizdir. Artık telefonda kilit ekip üyelerini arayamazsınız ve / veya aramalarınıza yanıt vermeleri normalden çok daha uzun sürüyor.

Şansınız varsa, projelerin işinizdeki sayısız duruma uygulanabilecek dersler sağlayan harika öğretmenler olabileceğini kabul edeceksiniz. Ve proje kapanış faaliyetlerinin önemini kavradığınızda, projeniz , bazı projelerin doğru hedeflerine ulaşana kadar rayları kucakladığını kanıtlayacak .