Merkezi Satın Almanın Önemi

Küçük işletme büyüdükçe satın almayı merkezileştirmek de giderek daha önemli hale geliyor. En önemlisi, departmanların kendi satın alma faaliyetlerinden sorumlu olduğu merkezi olmayan bir satın alma yapısı genellikle hem maliyetli hem de verimsizdir. Buna karşılık, merkezi bir organizasyon ve yönetim yapısı, satın alma maliyetlerini düşürür ve daha verimli bir satın alma departmanı oluşturur.

Merkezileştirme Dereceleri

Merkezi satın alma, tamamen merkezileştirilmiş ve merkez tarafından yönetilen organizasyon yapılarını ifade eder. Her ikisinde de satın alma departmanı, tüm işletme için satın alma politikaları ve standart işletim prosedürleri oluşturur. Tamamen merkezileştirilmiş bir yapı, şirketin genel merkezinden veya ana ofisindeki tüm departmanlar veya bölümler için satın alma görevlerini ve faaliyetlerini de yerine getirir. Merkezin yönettiği bir yapıda, satın alma departmanı satın alma politikaları ve standart çalışma kuralları oluşturur, ancak günlük satın alma görev ve sorumluluklarını her departmana veya iş bölümüne bırakır.

Stratejik Verimlilik

Uzun vadeli iş hedefleri ve satın alma departmanı hedefleri genellikle daha doğrudan merkezi bir satın alma yapısıyla bağlantılıdır. Bunun ana nedeni, birçok işletmenin merkezi bir satın alma departmanı ile satın almayı daha önemli algılamasıdır. Daha büyük öneme sahip algılar, merkezi satın almanın sadece organizasyon içinde daha görünür hale gelmesine değil, aynı zamanda uzun vadeli stratejik planlamada yer almaya daha yatkın olmasına da yol açar. Tedarik girişimlerini uzun vadeli iş hedeflerine dahil ederek, işletmenin finansal başarısı tedarik hedeflerine bağlanır.

Prosedür Verimliliği

Merkezileştirme, ademi merkeziyetçi bir yapıda bulunmayan farklı prosedürel avantajlar sunar. Öncelikle, merkezileştirme gereksiz ve yinelenen çabaları ortadan kaldırır. Bilgi ve kaynak paylaşımı, hacim indirimlerine hak kazanmak ve nakliye ve teslimat maliyetlerini düşürmek için departman alımlarını birleştirmek için fırsatlar yaratır. Merkezi bir satın alma departmanı, satıcılar ve tedarikçilerle iyi ilişkiler kurmayı ve sürdürmeyi de kolaylaştırır. Bunun ana nedeni, her farklı satın alma siparişi için artık kiminle konuşması gerektiğini merak etmek zorunda kalmayan tedarikçiler arasındaki kafa karışıklığını azaltmasıdır.

Kontrol ve Yönetim

Satın alma politikalarının merkezileştirilmesi daha fazla iç kontrol sağlar. Merkezi bir satın alma politikası ve yukarıdan aşağıya bilgi akışı, karar verme ve satın alma faaliyetlerini standartlaştırır. Örneğin, merkezi bir politika, bir satın alma siparişini başlatma yetkisine sahip çalışanları tanımlar, satıcıları seçmek için kriterleri ana hatlarıyla belirtir ve harcama limitlerini belirler. Merkezi bir politika aynı zamanda etik sorunları da ele alır. Bunlar arasında işletmenin tedarikçilerden hediye kabul etme pozisyonu, çıkar çatışması oluşturan durumların belirlenmesi ve işletmenin gizliliği koruma konusundaki pozisyonu yer alır.