Projelerin Bütçenin Üstüne Çıkmasının 10 Nedeni

İstatistiksel olarak, her projenin en az yüzde 85'i bütçenin bir dereceye kadar üzerinde. Bu genellikle insan kontrolü dışındaki beklenmedik olaylardan kaynaklanmaktadır. Neyse ki, neyin yanlış gidebileceğine dair bir farkındalığa sahipseniz, olasılıkları lehinize çevirebilirsiniz. Bütçenizde beklenmedik durumlar için yer bırakarak ve bir acil durum planı geliştirerek, fonların bitme olasılığını azaltabilirsiniz.

Proje Liderinin Deneyimsizliği

Bir projenin liderinin deneyimsizliği, bütçe dahil, herhangi bir yönünün yanlışlıkla yanlış yönetilebileceği anlamına gelebilir. Her girişimin bir ilki olduğu doğru olsa da, pozisyonun sorumluluklarında yeni olan bir proje lideri, bir projeyi başından sonuna kadar görme konusunda bilgili olan birinden daha fazla engelle karşılaşabilir. Neophyte proje liderleri, süreç boyunca daha fazla rehberlik ve gözetime ya da en azından ihtiyatlı ve tarafsız tavsiyelerde bulunma konusunda güvenilebilecek bir mentora ihtiyaç duyar.

Zayıf İletişim / Personel Yönetimi

Bir projenin gelişebilmesi için her aşamada doğru ve zamanında iletişimin olması gerekir. Proje liderinin neye ihtiyaç duyulduğunu ve tedarikçiler, yükleniciler, mürettebat / ekip üyeleri ve yöneticilerle neler olduğunu açıkça ifade etmesi gerekir. Bireysel ekip / ekip üyeleri de aynı şekilde kendi aralarında iyi iletişim kurmalıdır. Planlama ve yürütme sırasındaki yanlış anlamalar, görevlerin düzgün bir şekilde yapılmamasına neden olur. Durumun düzeltilmesi, zaman gecikmelerine ve bütçe aşımlarına neden olabilir. İş arkadaşları, öngörülen zaman çizelgelerinin yakınsamasına ve beklenmedik maliyetlerin en aza indirilmesine yardımcı olmak için süreç boyunca birbirlerini güncel tutmalıdır.

İnsan hatası

İnsan hatası, bilançodaki ihmal edilmiş veya yanlış yerleştirilmiş ondalık noktadan sipariş edilen yanlış ekipman veya sarf malzemelerine kadar değişir. Hangi biçimde olursa olsun, hatalar maliyetli olabilir. Çoğu insan hatası biçimi, belgeleri, siparişleri doğrulamak için bir dakikanızı ayırarak ve meydana gelen değişiklikleri iki kez kontrol ederek hafifletilebilir.

Hasar veya Arıza Nedeniyle Kayıp

Önemli ekipman sahada kırıldığında, kurulum sırasında hasar gördüğünde veya amaçlandığı gibi çalışmadığında, projeyi tekrar yoluna sokmak için yeniden sipariş edilmeli, değiştirilmeli veya onarılmalıdır. Bu durumların her biri, ayrılan bütçe için beklenmedik bir harcama olabilir. Fonların bütçelenen ihtiyaçlardan (yüzde 30'a kadar) yönlendirilmesini önlemek için önceden her bir proje bütçesinin bir yüzdesi ayrılmalıdır.

Satıcı İlişkisi Sorunları

Dışarıdan yükleniciler, satıcılar veya tedarikçilerle sorunlar proje bütçenizi etkileyebilir. Yalnızca güvenilir ve yetenekli oldukları için mükemmel bir üne sahip satıcıları kullanın. Profesyonellik eksikliği, son teslim tarihlerini karşılayamama ve kalitesiz çalışma, proje sırasında başka bir satıcının bulunması ve bir değiştirme sözleşmesi için yeni ücretler ödenmesi anlamına gelecektir.

Çalışan Devamsızlığı

Hastalık veya acil durum nedeniyle belirli bir dereceye kadar devamsızlık meydana gelebilir, ancak aşırı olursa, bir projenin başarısını engelleyecektir. Bir projeye öncülük etmek için seçilen kişilerin, tamamlanana kadar görmek için kişisel olarak tamamen yatırım yapmaları ve yönetim tarafından dikkatle seçilmesi gerekir. Çalışanların projenin ortasında değiştirilmesi gerekiyorsa, gecikmeler büyük olasılıkla yeni kişinin geçirmesi gereken eğitim / öğrenme eğrisinden kaynaklanmaktadır. Bir takım personel kaybolursa ve değiştirilmezse, eldeki görevi tamamlamak, daha az kişinin daha fazla göreve sahip olması nedeniyle daha zor olacaktır.

Zayıf İşçilik

Verilen görevler sadece zamanında tamamlanmamalı, aynı zamanda iyi bir şekilde gerçekleştirilmelidir. Birden fazla ayarlama veya revizyon gerektiren kötü iş performansı, fazla mesai gereksinimleri nedeniyle daha fazla maliyete neden olur ve herhangi bir bütçeyi zorlayabilir. Bir projede yetenekli ve deneyimli profesyonellere sahip olmak büyük bir fark yaratabilir.

Çevresel faktörler

Sert hava koşulları veya doğal afetler hakkında çok az şey yapılabilir. Bir proje, ekip üyelerinin sahaya gelmesini engelleyen, malzemelerin teslimatını geciktiren veya kısmen veya tamamen kayıpla sonuçlanan koşullar nedeniyle beklenmedik ve süresiz olarak kenara atılabilir. Bu tür bir aksaklıktan kurtulmak basit bir mesele değildir, ancak bir projenin ilk planlama aşamalarında sigortaya para tahsis etmek akıllıca olacaktır.

Öngörü eksikliği

Çoğu bütçe eksikliğinden kötü planlama sorumludur. Basitçe ifade etmek gerekirse, bir proje için gerekenden daha az fon tahsis edildiğinde, projenin tamamlanmasına kadar daha fazla paraya ihtiyaç duyulacağı kesindir. Maaşlardan genel giderlere kadar bir teşebbüs için finansal olarak neyin gerekli olduğunun anlaşılmaması, erken aşamalarda fonların bitmesine neden olabilir.

Kaynakların Yetersiz Tahsisi

Hayati önem taşımayan alanlarda aşırı harcamalardan kaçınmak için bütçelenen fonlar mantıklı bir şekilde kullanılmalıdır. Bir alanda çok fazla para harcamak ve başka bir alanda yetersiz para harcamak, özellikle sınırlı fonları olan küçük bir işletmede tüm projeyi tehlikeye atabilir. Bir örnek, çok daha yüksek kaliteli, ağır hizmet tipi aletleri sağlamak için daha ucuz döşeme malzemeleri kullanılarak maliyetlerin azaltıldığı bir mutfağın inşası / yenilenmesi olabilir. Zeminin montajından sonra cihazlar teslim edildi. Cihazlar getirildiğinde standart altı döşeme hasar gördü ve şimdi yeni döşeme sipariş edilmesi gerekiyor. Sadece zaman çizelgesi değil, bütçe de etkilendi. Bütçeyi kontrol altında tutmak ve projeyi programa uygun tutmak için kaliteli, makul fiyatlı döşeme ve cihazlar sipariş etmek daha iyi bir seçim olurdu.