Bir Resepsiyonistin Temel Performans Hedefleri

Küçük bir işletme resepsiyonisti, ofisinize gelen ziyaretçileri karşılamaktan veya doğrudan gelen telefon görüşmeleri yapmaktan çok daha fazlasını yapar. Bir resepsiyon görevlisi genellikle teslimatlarla ilgilenir, postayı işler, yöneticiler için giden aramalar yapar ve avukatlarla ilgilenir. Küçük işletmeler, büro malzemelerini yönetmek, basit faturalama, veritabanı girişi veya yazışmaları yazıp düzeltmek gibi kapalı kalma sürelerini doldurmak için devam eden görevler atayarak resepsiyonistlerinden en iyi şekilde yararlanır. Organizasyon şemanızın analizi ve ayrıntılı bir iş tanımı, resepsiyonist pozisyonunuzdan en iyi şekilde yararlanmanıza yardımcı olacaktır.

İyi Bir İlk İzlenim Yaratın

Resepsiyonistiniz genellikle müşterilerinizin veya satıcılarınızın iletişim kurduğu ilk kişidir. Organize değilse, personelinize veya departmanlarınıza aşina değilse veya fiziksel olarak dağınıksa, şirketinizin ne kadar organize olduğuna veya işinizi ne kadar ciddiye aldığınıza dair bir mesaj gönderir. Resepsiyon görevliniz için "gündelik Cuma" elbisesine katılmasını engelleyebilecek bir kıyafet kodu belirleyin. Masasında sakız çiğnemeyi, resepsiyon alanında öğle yemeği yemeyi, çalışırken müzik çalmayı veya çalışma istasyonuna kişisel süslemeler eklemeyi yasaklayın.

Masaüstünü temiz tutmasını ve bilgisayar monitörünü ziyaretçilerden uzak tutmasını isteyin. Resepsiyon görevlinizi kilit müşteriler ve satıcılarla tanıştırın, böylece isimlerini hatırlayarak, şirketlerini tanıyarak ve ne yaptıklarını veya sattıklarını anlayarak kendilerini önemli ve değerli hissetmelerini sağlayın.

Verimli Trafik İşlemleri Sağlayın

Ziyaretçiler geldiğinde ve insanlar telefon ettiğinde, resepsiyon görevlisinin personelinizin nerede olduğunu tahmin etmesi veya araştırması gerekmez. Resepsiyonistinizi, temel ürün veya hizmet bilgileri dahil olmak üzere şirketin tam olarak ne yaptığını bilmesi için eğitin, böylece kilit kişilerin kimler olduğunu ve soruları nereye yönlendireceğini anlasın. Ofisinizin nasıl organize edildiğini bildiğinden emin olun, böylece paketleri, postaları ve müşteri veya satıcı sorgularını doğru kişilere yönlendirebilsin.

Sıradışı isimlerin doğru telaffuzları da dahil olmak üzere personelinize ve pozisyonlarına aşina olması için onu eğitin. Yalnızca verimlilik açısından değil, aynı zamanda güvenliği artırmak ve sorumluluğu azaltmak açısından da önemli olan paketleri kabul etmek ve imzalamak için prosedürler belirleyin.

Alım Verimliliğini Artırın

Seyrek telefon görüşmeleri ve ziyaretçiler alırsanız, bir resepsiyon görevlisinin gün içinde önemli ölçüde kapalı kalma süresi olabilir. Bir resepsiyonist pozisyonu, bir veya daha fazla büro işlevini yerine getirerek iş yeri verimliliğinizi artırabilir. Pek çok resepsiyon görevlisi basit faturalama yapar, envanteri yönetir, postaları sıralar ve teslim eder, web sitelerini günceller, veritabanı girişlerini ve yazışmaları yönetir, bir kapsamlı hesaptan uygun departmanlara e-postalar gönderir ve katılım kayıtlarını tutar. Kişisel asistanları olmayan küçük işletme yöneticileri, müşterilere telefon görüşmeleri yapmak ve randevu ayarlamak gibi görevler atayarak asistanları olduğu izlenimini vermek için genellikle resepsiyonistlere güvenirler.

Ofis Moralini Koruyun

Küçük bir işletmenin resepsiyonisti, genellikle bir ofisin "insan su soğutucusu" dur. Çoğu çalışan, resepsiyonistle günlük olarak bir miktar iletişim kurar ve genellikle işyeri haberlerini konuşur ve tartışırlar. Resepsiyon görevlisi, grup öğle yemeği planlarının farkındadır ve dinlenme odasına yiyecek getiren, doğum günü olan, nişanlanan veya terfi alan birinin olup olmadığını bilir.

Şirket moralini iyileştirmede yapıcı olabilir veya söylentiler ve dedikodular yayarak yıkıcı olabilir. Çalışanların morali söz konusu olduğunda, onun olumlu mu yoksa olumsuz bir etkisi olup olmadığını belirlemek için resepsiyon görevliniz hakkındaki görüşleri konusunda çalışanları sorgulayın.