Bordro Sistemi Nasıl Tasarlanır

Bir bordro sistemi kurmak, bir iş kurmak için önemli bir adımdır. Doğru sistemi seçmek, maaş bordrosunu düzene sokar, yasal stopaj ve haciz gereksinimlerini karşılamanıza yardımcı olur ve İç Gelir Servisi ile eyalet ve yerel makamlar tarafından yanlış raporlama nedeniyle sizi para cezalarından ve cezalardan korur. Maaş bordrosunu elle tutabilir, bir bordro hizmeti kiralayabilir veya elektronik tablolar kullanabilirsiniz. Yazılım ve bordro hizmetleri yönetimi basitleştirir ve doğruluğu artırır, ancak sektörünüze, bütçenize ve çalışan sayınıza en uygun sistemi seçmelisiniz.

İşletmenizi Kaydedin

Herhangi bir çalışanı işe almadan önce, bir işveren kimlik numarası veya EIN alın. Eyaletiniz ve şehriniz de işveren kaydı gerektirebilir. Yetkililere raporlamayı ve bordro vergilerini ödemeyi basitleştirmek için bordro sisteminizde kategoriler tasarlayabilmek için raporlama yükümlülüklerinizi öğrenin. IRS tarafından yayınlanan İşverenler Vergi Rehberi'nden federal sorumluluklarınız hakkında bilgi alabilirsiniz. Vergilendirme ve raporlama yönergelerini almak ve şehir vergilerini düşürmeniz gerekip gerekmediğini öğrenmek için işçi çalıştırdığınız eyalet kurumlarını ziyaret edin veya bu kurumlarla iletişime geçin.

Çalışanları ve İş Hizmetlerini Belgeleyin

Kimlik kartlarını kopyalayarak ve çalışan durumunu doğrulayarak çalışanların Amerika Birleşik Devletleri'nde çalışmak için yasal hakka sahip olduklarını doğrulayın. Ücret oranlarına, komisyonlara ve maaşlara ve çalışanlarınıza ne sıklıkta ödeme yapacağınıza karar verin - haftalık, iki haftada bir veya aylık. Tazminat ve ticari kesintiler arasında yemekler, üniformalar, sağlık planları, emeklilik planları, eyalet ve federal vergiler ve bazen şehir vergileri bulunur. Bordro kayıtlarınıza bu kesintilerin her biri için kategoriler ekleyin ve maaşlar, komisyonlar, saatlik ücret ve fazla mesai için ayrı listeler ekleyin. Bu kesintilerin belgeleri vergi makamlarına gönderilmelidir.

Bir Bordro Sistemi Seçin

Hesaplamaları kolaylaştırmak için kayıtları elle tutun veya bir bilgisayar elektronik tablosunu biçimlendirin. İşletmeniz bunu garanti edecek kadar büyükse, bordroları dış kaynak kullanmayı düşünün. Bordro hizmetleri, işletmeler için birçok kayıt tutma ve raporlama avantajı sunar ve yazılım programları benzer faydalar sağlar. Sisteminizden bağımsız olarak, birisi rakamları girmeli, raporları dosyalamalı, kontrolleri imzalamalı ve çalışılan saatleri raporlamalı ve her ödeme döneminde sistem değişiklikleri yapmalı - yeni işe alımlar ekleyip stopaj ve ödeme oranlarını değiştirmelidir. Bordro hizmetleri, yetkili bir kişinin incelemesi ve imzalaması için çekler düzenler, ancak çekleri kurum içinde yazdırmayı ve bu seçeneği sunan bir hizmet isteyebilirsiniz. Bordroları kurum içinde yöneten popüler yazılım programları arasında Intuit Payroll, QuickBooks, Payroll Mate, Center Point ve ezPaycheck bulunur.

Sistemi Seçmeden Önce Soru Sor

Bir sistem yalnızca ilk maaş bordrosu için etkili bir şekilde çalışır. Vergi stopajı, raporlama gereksinimleri ve çalışan durumundaki değişiklikler sürekli ayarlamalar gerektirir. Doğru maaş bordrosu için yeni işçi eklemek, stopajı değiştirmek ve kesintileri ayarlamak için etkili bir yol tasarlamak çok önemlidir. Bir maaş bordrosu sağlayıcısının, bordro değişiklikleri ne olursa olsun çevrimiçi güncellemeler, yeterli güvenlik önlemleri ve sabit yıllık ücretler sunup sunmadığını öğrenin. İşletmeniz devlet düzenlemelerine tabiyse, her sağlayıcının güvenlik gereksinimlerini karşılayıp karşılamadığını belirleyin. Bordro hizmetinin neden olduğu hatalar veya gecikme ücretleri için sizi tazmin edip etmediğini öğrenin. Bazı bordro şirketleri ücret karşılığında raporlar hazırlar. Raporları uyumlu dosyalarda alabildiğinizden emin olun. Bordroları dahili olarak işliyorsanız, uyumluluk, kullanım kolaylığı ve çevrimiçi işlevselliğe dayalı bir sistem seçin. Raporları doldurduktan sonra,sigorta şirketlerine, sağlık planlarına, devlet kurumlarına ve emeklilik planlarına ödeme ve rapor gönderme. Bordro satıcılarından bilgi aldıktan sonra raporları incelemek ve kontrolleri düzenlemek için yeterli zaman verin.